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代理機構該如何編制物業管理服務招標文件?

日期:2018-08-14

        近幾年,全國范圍內政府采購服務類采購比重上升明顯。據財政部統計,2016年服務類采購規模為10219.3億元,較上年增加1516.9億元,增長45.4%,占全國政府采購同口徑規模的18.9%,較上年提高3個百分點。

 

        目前,多個省市已將物業管理服務列入政府集中采購目錄,物業管理服務采購在服務類采購中占有的比例越來越大。

 

        由于物業管理服務項目具有一定的特殊性,因此,招標代理機構在編制招標文件時把握好如下幾個關鍵環節是非常必要的 。
 

01

禁止物業資質作為資格條件

 

        住房和城鄉建設部辦公廳關于做好取消物業服務企業資質核定相關工作的通知(建辦房[2017]75號)明確今后將不再受理物業服務企業資質審定申請和資質變更、更換、補證申請。也就是說,以往由政府部門主導的物業服務企業資質核定工作就此取消了。因此,已取消的物業資質不能再作為供應商的資格條件或者實質性條款了,已取消的物業資質也不易作為加分項。

 

 

02

合理確定是否專門面向中小企業采購

 

        招標代理機構應與采購人溝通,合理選擇物業服務項目資格條件是面向中小企業采購還是面向所有各類供應商采購?依據財政部 、工業和信息化部印發的《政府采購促進中小企業發展暫行辦法》的通知 (財庫[2011]181號),如果非專門面向中小企業的項目,存在對小型和微型企業產品的價格給予6%-10%的扣除問題,如果專門面向中小企業的項目,就不存在對小型和微型企業產品的價格給予6%-10%的扣除問題。

 

        一般來講,如果采購人傾向于選擇中小型企業,資格條件應當設定專門面向中小企業采購,也符合國家產業政策。如果采購人傾向于選擇大型企業,可以選擇面向大、中、小、微型等各類供應商采購,但應當明確給予小型和微型企業產品的價格給予6%-10%的價格折扣優惠。

 

 

03

評委人數依三年總采購金額確定

 

        對于一般的采購項目來說,基本都是一年一招,其采購金額自然就是當年度的預算金額。但對于采用一次招標三年沿用、分三個年度分別簽訂合同的方式實施的物業管理采購項目,其項目采購額又該如何認定呢?

 

        物業管理項目雖采用一次性招標,招標的數量是第一年的,投標人的投標總價也是第一年的,但由于這一次招標決定了以后三年的量和預算,財政預算一年一預算,后兩年的預算還沒有下來,屬于提前啟動,中標供應商的既得利益是3年的合同。因此,真正的采購金額(虛擬)應當是三年的預算總金額。依據《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部令87號)第四十七條規定,如果預算總采購金額超過1000萬元的,評標委員會成員人數應當為7人以上單數,否則為5人以上單數。

 

 

04

合理設定評標辦法

 

?首先,評標辦法重在物業管理單位的服務能力。

 

        物業管理項目招標采購的標的是"服務",其與一般的貨物、設備或工程等招標的最大區別表現在:物業單位不承擔物質生產任務,只是受采購人的委托,依據國家有關法律、法規對項目提供保潔,設備維護、環境衛生,安全等服務。

 

        鑒于以上特性,選擇物業服務中標人的基本原則是"基于團隊能力和項目經理的選擇"。服務工作完成得好還是不好,不僅依賴于執行物業業務是否遵循了規范化的管理程序和方法,還取決于參與物業管理工作具體人員的業務專長、經驗、判斷能力、創新想象力,以及風險意識等。因此,對物業公司的選擇很大程度上是取決于整體服務方案策劃及實施方案、項目管理組織架構及管理制度、項目人員配置、項目經理能力等,這些因素應當成為物業服務采購項目評審的重點,因此設定評標辦法時應當考慮以上因素。

 

?其次,只重報價會得不償失。

 

        一般的貨物、設備或工程等招標時,選擇中標人的原則是:在技術上達到需求標準的前提下,主要考慮價格的競爭性。而物業管理業務不直接產出新的物質成果或信息成果,物業服務工作是智力服務。物業招標中把物業單位的服務能力放在第一位,物業單位如能提供高質量的服務,往往能使采購人獲得節約項目投資的效益,因此如過多考慮報價因素將得不償失,依據《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部令87號)第五十五條,最低報價分不低于10分,在實際操作中,報價分值不宜過高,一般報價分宜控制為10-20分,適當弱化報價的權重。

 

        選擇物業管理單位時,鼓勵的主要是能力競爭,而不是價格競爭。如果對物業單位的服務能力不給予足夠重視,只依據報價高低確定中標人,就忽視了高質量的服務。因此,物業招標評審時以技術和人員素質為主,不以最低價格為主要定標的標準,這是與一般的貨物、設備或工程等招標項目的評標因素最大的不同。

 

?第三,要合理設定業績加分項。

 

        在具體操作中,不宜以業績作為資格條件或門檻,限制投標人進入政府采購市場。理論上講,政府采購不應過分追求投標人的業績,但對于服務采購,業績通常是一個加分因素。這主要是因為服務項目不直接產出新的物質成果或信息成果,是一種人的服務,而人的服務好壞,大多取決于服務人員的經驗和經歷,因此將業績作為加分項,有助于采購到高質量的服務。

 

        實際操作中,對投標人的相關業績情況進行科學合理的考查,可以更直觀地反映出投標人在經營銷售狀況和項目實施能力等方面的差異,有助于形成公平合理的評標結論。但業績加分不宜過高,可以控制在3-5分左右,如果業績加分過大,勢必造成有過度擴大業績的傾向,對新成立的公司不公平。

 

        《政府采購法實施條例》對可作為加分條件和中標條件的業績、獎項做出了明確限制。該條例第二十條第(四)款規定:“以特定行政區域或者特定行業的業績、獎項作為加分條件或者中標、成交條件的”屬于以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。筆者認為,該條規定并非禁止類似業績作為加分條件,而是禁止以特定行政區域或者特定行業的業績作為加分條件,其目的是為了打破地區封鎖,形成全國統一開放的市場。筆者的理解是:類似業績要求不能加上行政區域或行業的名稱,比如在招標文件中的業績要求中不能限制在上海市范圍內或在某一行業內等等。 需要強調的是,只有在投標時遞交了符合要求的業績證明才可以在評標時被加分。

 

?第四,評標辦法中宜明確哪些為客觀分

 

        在制定技術分評定辦法或標準時,為提高評審效率和評審更加客觀公正,評標辦法宜客觀分和主觀分互相補充和搭配,而且宜在招標文件中明確哪些評審項目為客觀分。客觀分的評分可以討論,每個評委的打分必須一致。物業服務項目中,報價得分、投標文件編制、項目經理、人員配置、近3年以來類似項目業績、通過質量管理體系認證等情況可以明確為客觀分。

 

 

05

采購需求宜明確最低人員配置要求

 

        任何采購都產生于采購人的采購需求,采購需求填報是關鍵環節。對于物業服務項目的采購人來講,應該清楚地知道自己獨特的物業服務采購需求:需要物業服務的內容、需要多少人員配備、物業服務的要求等等。采購人的采購需求是物業服務采購文件的核心部分,也是非常關鍵的一環。

 

        有些采購人的需求內容頗多,但遺漏了最為重要的內容,如沒有在需求中明確最低人員配置要求和配置明細表,沒有明確項目經理、保潔、保安、維保、會務等人員的人數和具體要求等。筆者認為,服務項目本質上招的就是團隊和人,如果沒有這些重要的要求,又如何去采購和合理報價呢?

 

 

06

招標文件宜明確專項服務外包要求

 

        服務中有些專項可以外包,招標文件中應當明確專項服務外包要求,杜絕中標人隨意分包現象發生。

 

        一般來講,可以在招標文件中明確:1、投標人可以將物業管理服務合同中的專項服務事項委托給專業性服務企業,但不得將物業管理服務合同約定的全部事項一并委托給他人。2、在投標時已經確定有委托專項服務事項的,投標人應當在投標文件中說明;投標文件中未說明有委托專項服務事項的,中標后一律不得再委托專項服務。3、大型企業向中小企業分包的金額,可計入面向中小企業采購的統計數額。

 

 
 

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